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同题共答 | 管理提质专栏：加快推进公司数字化转型进程——基于对经营管理系统的运用与提升分析
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作者：战略发展部、华南公司团队 曾斌、蒋文繁
在信息经济时代，信息是公司发展的重要资源，是公司竞争力的重要组成部分。实现公司信息化的管理能够降低公司生产成本，减少公司因为信息不对称遭受的损失，为公司获得成本优势，增强公司的差异性竞争优势，同时提高办事效率，实现公司管理和技术创新，提高公司的综合竞争力。近年来，公司发展迅速，近叁年各项主要经济指标均呈10倍数增长，今年公司经营管理系统上线以来，公司业务全流程监测水平得到较大提升，但在使用过程中也发现一些问题，希望通过本次调研和分析为系统的优化完善提供一些参考。
一、信息化建设对公司发展的意义
（一）有利于提升公司业务分析能力。依靠计算机的信息化手段，对经营业务活动的数据进行录入和采集，实现对客户、供应商、产物等基础信息，以及经营过程中的项目、合同、采购、销售、零售、库存、对账、结算、发票、资金等业务环节的全方位管控和数据呈现，提供多维度的数据分析报表和业务台账，从而确保数据信息在经营活动过程中的准确性、时效性，助力公司经营管理决策水平的不断提升。
（二）有利于提升公司规范管理能力。经营管理系统作为公司业务经营生产工作的主要操作平台，从管理理念、管理职责、功能定位等方面，在管理流程上对公司各部门、所属各单位进行了规范化梳理，在管理需求上实现了功能性明确，并通过系统使各单位在制度与台账的标准与规范上得到落实和应用。
（叁）有利于提升公司市场竞争能力。信息化建设的实现是市场经济不断发展的需要，会使公司的生产经营模式发生深刻的变化，这既是公司内部的需求，也是公司适应市场、促进自身发展的迫切需要，如果公司在信息化建设中失去了有利地位，势必会被市场淘汰。
二、经营管理系统运用存在的问题及原因
（一）软件层面
1.系统智能化水平有待提升
系统智能化程度不高，个性化功能的实现和业务经营管理效率的提升效果不明显。系统的建设是在有限的资金投入下独立开发、部署完成的，相较于成熟且数字化转型取得一定成效的公司来说，公司的数字信息化建设仍然处于初级阶段，由于系统本身在功能板块的完整性和管理工具的数智化方面可能存在一些缺陷与不足，一定程度上增加了操作用户数据录入和数据采集的繁琐和工作量，从而导致数据信息的精确性、及时性和完整性无法得到彻底保障，影响信息化管理效能实际效果的提升。
2.系统整体性优化有待改进
经营管理系统需持续优化完善，各部门、各单位在业务经营和管理效能上与系统的结合不够深入。系统建设初期的需求调研过程中，各部门、各单位没有充分考虑实际业务场景的不同特点、用户的操作使用习惯以及历史数据台账的整理规范，导致系统上线初期的数据导入和数据补录工作存在一定的滞后性，同时各部门、各单位在系统使用过程中不断反馈的问题和建议没有深入结合业务实际，导致系统的优化和完善比较零散，缺乏整体性和持续性。
3.系统扩展性调整持续推进
各业务单位在做数据备案和录入时，在翱础协同办公系统、经营管理系统、市场营销管理系统以及集团年底上线的财务一体化业务管理系统中，不仅存在业务单据和业务数据多次且重复录入的问题，而且容易造成营销人员业务经营能力分散。
（二）管理层面
1.信息化基础整体薄弱
系统建设准备工作不完善，数据不全、台账缺失和不规范对系统分析数据产生较大影响。在公司高速发展进程中，信息化基础整体薄弱是一个现实问题。在开展工作的过程中，无法有效分析数据，如业务数据不准确、工作内容不明确、结构调整变化过快、管理思路不固定等等，不仅影响系统应用的整个运行过程，同时也导致系统在实际建设和应用中存在不深入、不成熟、不方便等诸多问题，对后续系统的可扩展也有很大影响。
2.系统重要性认识不足
相关职能部门及业务单位没有从思想上引起足够重视，没有及时梳理和规范管理流程、调整管理思路。很多操作人员从一开始就调研、测试、培训，对于系统建设思路根本就是一头雾水，各单位没有全面和深入的将业务经营与软件功能相结合，各部门也没有从思想、制度等方面加强对系统的支持和管理，导致大多数操作人员对于系统功能、职责权限以及管理角色的定位都相当模糊，对于业务数据的共享和集中管理没有形成有效的汇总统计和决策分析。
3.系统使用配合度不高
信息化管理既是对管理人员的一次考验，也是对公司员工的一次考验，这要求公司员工注重从上到下一致的配合。随着经营管理系统的正式上线运行，各业务单位前期基础数据的收集、账号权限的申请、历史数据的补录等工作内容较多、任务比较繁重，从而导致各单位在系统运营应用与业务生产经营方面缺乏统一协调。其次，业务人员对新系统的学习应用不积极，大部分业务人员还没有主动把信息化系统当做是一项工具，系统对公司整体业务经营及数据规范管理的作用还不是特别明显。
叁、解决路径
（一）全面提升系统培训实效
加强信息化系统使用的统一培训，各单位用户虽然对自身业务足够熟悉，但对系统使用难免会缺乏了解，通过适时性开展培训，可以加深操作人员对系统的认知，提高系统操作熟练度，再结合系统信息化优势，达到事半功倍效果。让同事们全面的了解信息化系统的功能和作用，让信息化系统能更熟练的被使用，从而避免在工作过程中出现不必要的错误，由此来提升工作的效率，也让信息化系统发挥其该有的作用。
（二）持续进行系统优化升级
持续开展信息化系统优化工作，提高系统的智能化程度，避免数据的重复录入和丢失；增加系统的自检功能，及时辨别系统录入时数据的正确性，发现因逻辑错误导致的数据错误。
（叁）建立健全管理制度体系
制定一整套有利于公司信息化管理的运行机制，切实落实和严格执行各项政策和制度，通过制度的约束来推动公司信息化的进程。一是健全相关管理制度，加强业务单位与管理单位之间沟通，确保业务单位实时录入，管理部门实时监管，发挥系统对业务的全流程监管、指导、风险防范作用；二是建立相关培训制度，提升培训实效，借助“石玉学堂”培训平台，举行系统使用培训，并针对重点、常规问题录制相关课程，用以指导数据录入。叁是建立纠错奖励制度，针对系统漏洞，鼓励业务数据人员及时反馈相关问题，并提出相应解决建议或措施，推动系统持续优化升级。
（四）构建高效沟通协商机制
公司信息化管理不是某一个部门或某一个人的工作，不仅需要各部门、各业务单位之间的协调协作，更需要公司全体成员的共同参与，上至公司的领导者，下至公司的普通员工，都应将公司管理信息化理念贯穿于工作的始终，以实现思维与应用的和谐统一。
